pijl

Omgaan met vermoeden van fraude is meer dan het volgen van een stappenplan

Wat is fraude, hoe ontdek je fraude, wat zijn fraude-indicatoren, hoe herken je of iemand wel of niet de waarheid spreekt en hoe handel je vervolgens? Het zijn belangrijke vragen rondom het thema fraude die in de workshop over fraude aan bod komen. Zo gaan we in op het ontstaan van fraude en frauderisicofactoren. Hoe komt het dat mensen gaan frauderen of dat er de gelegenheid ontstaat tot fraude? De workshop zorgt voor een hoger fraudebewustzijn en we verkennen hoe je fraude kunt herkennen en voorkomen. Samen met onze fraude en integriteits-expert Gert van Beek delen we veel praktische kennis en ervaring delen. De regelgeving vanuit de VGBA en NOCLAR geeft bij vermoedens van fraude een stapsgewijs houvast, maar een fraude daadwerkelijk en op de juiste manier bespreekbaar maken vraagt om meer dan het hebben van regelgeving. Dat vraagt om lef en  om een aanpak die past bij je persoonlijke stijl en voorkeuren. En daarom voegen we een forse dosis psychologie toe aan deze workshop. 

Fraude is geen puur rationele aangelegenheid

Natuurlijk zijn we als Finance Professional vaak flink rationeel ingesteld. Sterker nog, die ratio is vaak de reden waarom Finance Professionals zijn aangenomen. Maar uit onderzoek blijkt dat we (ook) als Finance Professional veel minder rationeel handelen en denken dan je zou vermoeden. Jouw persoonlijke voorkeuren bepalen in sterke mate hoe je reageert op fraude. Ben je bijvoorbeeld iemand die zich focust op het realiseren op het doel en de voor jou belangrijkste zaken die ertoe doen, dan komt de gedachte “ach het gaat maar om een paar euro, waar hebben we het over” misschien bij je op. Of staat rechtvaardigheid hoog in je vaandel, dan denk je wellicht “gij zult niet stelen en alles moet eerlijk en volgens de regels”. Of misschien ga je meer uit van het goede van de mens en speelt de vraag “is het aan mij om te oordelen over een medemens”. Dan spelen gedachten als “iedere mens maakt fouten en iedereen verdient een tweede kans”. Daarom is het relevant te kijken naar jouw mensbeeld. Dat bepaalt in sterke mate hoe je reageert op signalen van fraude. 

De invloed van voorkeuren, mensbeeld en perceptie

Je zult zien dat jouw mensbeeld van invloed is op jouw perceptie, benadering en acties bij een vermoeden van fraude. Het is daarmee handig te weten hoe jij gedreven bent en hoe dit van invloed is op jouw gedrag. Met een gedragsvoorkeuren-meting als Insights Discovery krijg je inzicht in hoe het bij jezelf werkt en hoe jij overwegend tot een besluit komt. Hoe is mijn persoonlijkheid, wat is mijn perceptie, welke overtuigingen heb ik, hoe leiden die tot mijn beeld en conclusies en welke acties zal ik daarbij het liefste nemen dus? Ben je van de principes en regels of speelt de menselijke maat zwaar mee? Reageer je direct en impulsief, of minder direct en weloverwogen. Een mens met een voorkeur voor “blauw” (de insights kleur die samenhangt met eigenschappen als voorzichtig, analytisch, objectief) zal eerst zorgvuldig en nauwkeurig onderzoeken of het vermoeden gerechtvaardigd is, alvorens procedureel en formeel aan de slag te gaan. Iemand met een voorkeur “groen” (de insights kleur die samenhangt met eigenschappen als zorgzaam, relatiegericht en geduldig)  zal eerst kijken of er verzachtende omstandigheden zijn en vanuit zorg in goed overleg de fraudecasus aanvliegen. Een “gele” voorkeur (de insights kleur die samenhangt met eigenschappen als dynamisch, overtuigend en optimistisch) zal kijken of het met een kwinkslag af te doen is om samen weer vrolijk door te kunnen gaan met leuke dingen. En een voorkeur voor “rood” (de insights kleur die samenhangt met eigenschappen als prestatiegericht, vastberaden en doelbewust) zal daadkrachtig en doortastend het vermoeden van fraude aanvliegen en recht op zijn doel afgaan. 

Onderlinge dynamiek en fraude

En wat te denken van de menselijke dynamiek die vermoedens van fraude veroorzaken in de werkomgeving en vervolgens weer van invloed zijn op jouw positie en relaties binnen de organisatie. Hebben we beeld en kennis van groepsdynamiek en hoe sterk die van invloed is op ons handelen? Er zijn vele onderzoeken gedaan over (non)conformiteit binnen groepen. Hoe lang durven we als éénling tegen de stroom in te roeien als iedereen om je heen roept “bij ons komt dat nooit voor, hier gaan we uit van de goede intenties van onze collega’s” of “je moet elkaar vertrouwen en controle kost alleen maar geld” of “dat kunnen we niet maken want hij is al jaren een loyale en waardevolle collega”. Onze menselijke oerinstincten en overlevingsmechanismen van duizenden jaren terug zitten nog steeds in ons systeem. Een fraudeur aanspreken met het risico om uit de groep te worden gezet als de ”klokkenluider” is nog altijd aanwezig in ons onderbewustzijn en bepaalt bewust of onbewust onze keuzes van handelen. 

Ook fraude blijkt vooral een zaak van onderlinge verhoudingen en communicatie tussen mensen. Het toepassen van regelgeving en gedragscodes op het gebied van fraude is in de praktijk een pittige opgave waar meer bij komt kijken dan alleen de nuchtere zakelijkheid en het volgen van het een stappenplan als de NOCLAR.

Dick de Groot

Dick is één van de trainers in de fraude workshop van PLUC!. Hij is management consultant, trainer en (team)coach. Zijn grote drive is het verbinden van zakelijkheid en menselijk gedrag.